Von Freitext zu Struktur: Wie Unternehmen mit Loady™ und SAP® S/4HANA Text-IDs Ordnung in logistische Stammdaten bringen
Ein praktischer Ansatz zur Vermittlung zwischen Logistiksystemen.
1. Ausgangssituation: Freitext, Fragmentierung und fehlende Standards
In der täglichen Praxis werden logistische Anforderungen häufig in Freitextfeldern, Excel-Tabellen oder PDF-Dokumenten verwaltet. Laut einer Studie des Fraunhofer IML (2022) entstehen bis zu 30 % aller Transportstörungen durch unvollständige oder veraltete Stammdaten. In der Praxis bedeutet das: Jede manuelle Pflege – ob in Excel oder Freitextfeldern – birgt Risiken für operative Prozesse und Datendurchgängigkeit. Diese Informationen sind operativ unverzichtbar – doch sie sind kaum standardisiert, schwer auffindbar und nicht systemübergreifend nutzbar.
Typische Beispiele:
- Lieferadressen, Geokoordinaten, Öffnungszeiten, Schließ- oder Feiertage, Infos zu Check-in-Prozessen, Ladezeiten und Slot-Buchungen stehen in Freitextfeldern.
- Anforderungen an technische Ausstattung oder Sicherheitsausrüstung finden sich in E-Mails, auf Webseiten, in Word-Dokumenten oder PDFs.
- Fahrerunterweisungen werden allgemein, z.B. über Lernvideos oder jährlich durchzuführende Sicherheitstests durchgeführt, zusätzlich gibt es Ausdrucke in mehreren Sprachen am Tor oder als PDF zum Download.
- Besondere Anforderungen, z.B. Vorladerestriktionen, werden in verschiedenen Formaten zur Verfügung gestellten, PDFs oder Excel-Dateien mit mehreren hundert Einträgen, sind keine Seltenheit
Mit SAP S/4HANA rückt nun die Notwendigkeit in den Fokus, diese Informationen strukturiert und maschinenlesbar zu halten – nicht mehr nur zur internen Dokumentation, sondern als Bestandteil einer vernetzten Logistikkette.
2. Text-IDs in SAP S/4HANA: Ein unterschätztes Werkzeug
SAP bietet mit den sogenannten Text-IDs ein flexibles, aber häufig unzureichend genutztes Werkzeug, um textbasierte Zusatzinformationen zu strukturieren.
Text-IDs können auf verschiedenen Objekten gepflegt werden – im Kundenstamm, in der Lieferung oder im Transportauftrag – und ermöglichen so eine kontextbezogeneAblage relevanter Hinweise.
In vielen Unternehmen werden sie jedoch manuell befüllt, ohne klare Struktur oder Governance.
Das führt zu redundanten Daten, Mehrfachpflege und fehlender Aktualität (wie zuvor im alten System).
Mit Loady können diese Text-IDs automatisch und regelbasiert befüllt werden – mit geprüften, validierten Inhalten, die an der Quelle gepflegt und über die API synchronisiert werden.
3. Das Loady-Datenmodell: Strukturierte Buckets als Fundament
Loady arbeitet mit einem festen, standardisierten Datenmodell, das in sogenannte Buckets gegliedert ist.
Jeder Bucket repräsentiert einen Themenbereich, etwa:
- Sicherheitsvorgaben und Schutzausrüstung
- Check-in- und Zufahrtsprozesse
- Technisches Equipment (Rampen, Anschlüsse etc.)
- Öffnungszeiten und Schließtage
- Fahrzeugrestriktionen
- Fahrerhinweise, mehrsprachige Anleitungen oder visuelle Unterweisungen
Diese Struktur ist vordefiniert und damit für alle Nutzer gleich – ein entscheidender Vorteil, um Daten zwischen Unternehmen vergleichbar und interoperabel zumachen. Das Loady-Modell folgt dabei der Idee einer semantischen Standardisierung: Ein definierter Datenraum mit klaren Feldstrukturen sorgt dafür, dass selbst komplexe Informationen – etwa technische Ladebedingungen oderstandortspezifische Sicherheitsvorgaben – maschinenlesbar und kontextbezogen werden.
„Die Buckets sind unsere inhaltlichen Bausteine,“ erklärt Elzbieta Wiankowska, Mitgründerin und Product Ownerin bei Loady. „Kunden können sich für ihre Buckets eigene Formate und ein eigenes Wording ausdenken, aber sie mappen ihre Informationen dann auf unsere Struktur. Das ist der Schlüssel für Standardisierung und Qualität. So kann Loady zwischen verschiedenen Systemen übersetzen, unabhängig davon, wie Unternehmen ihre Buckets aufgesetzt haben.“
4. Mapping: Von Buckets zu SAP Text-IDs
Der zentrale Schritt der Integration ist das Matching zwischen Loady-Buckets und SAP-Text-IDs.
Jedes Unternehmen entscheidet selbst, wie fein oder grob es diese Abbildung gestalten möchte. Das Matching muss nicht eins zu eins sein, da die Unternehmen ansonsten eine ähnlich granulare Struktur wie Loady entwickeln müssten – dies ist aber für die laufenden Prozesse nicht nötig. Mehrere Buckets können in einer Text-ID zusammengefasst werden – zum Beispiel gruppiert nach Empfänger oder Prozess.
Beispielhafte Zuordnung:
5. Technische Umsetzung: Integration über die Loady API
Die Synchronisation erfolgt über die Loady REST API mit OAuth2.0-Authentifizierung.
Über diese Schnittstelle können alle validierten Inhalte abgerufen und in SAP eingespielt werden. Viele Unternehmen nutzen Middleware-Lösungen wie SAP Cloud Platform Integration (CPI) oder SAP Business Technology Platform (BTP), um Loady-Daten automatisiert in bestehende Prozesse einzubinden. Durch den API-basierten Ansatz bleibt die Integration nicht invasiv – bestehende SAP-Customizings bleiben unangetastet.
Die Integration folgt dabei vier klaren Schritten:
1. Definition und Freischaltung der benötigten Text-IDs in SAP
2. Erstellung der Mapping-Tabelle für Loady-Buckets
3. Einrichtung der API-Verbindung und Authentifizierung
4. Automatisierte Einspielung der Inhalte in definierte Textobjekte
Das Ergebnis: Immer aktuelle, geprüfte und konsistent strukturierte Informationen – direkt in der SAP-Oberfläche.
6. Best Practice: Struktur nach Datennutzern
In Projekten bei Industrieunternehmen hat sich gezeigt, dass eine Strukturierung nach Datenempfängern am effizientesten ist.
Typischerweise reichen 10–12 Text-IDs, um alle relevanten Informationen zu erfassen. Bevor Unternehmen mit der Integration beginnen, sollten sie verstehen, wer die Datennutzer sind. Ein Spediteur braucht andere Informationen als das Lager oder der interne Transportplaner. Diese Logik bestimmt, wie die Text-IDs am sinnvollsten aufgebaut werden.
Überschriften, Reihenfolge und Zielobjekte können individuell definiert werden – die Inhalte kommen aus Loady, in geprüfter und mehrsprachiger Form.
In Projekten bei Industriekunden zeigte sich, dass eine saubere Strukturierung der Text-IDs nach Empfängerkategorien den Pflegeaufwand um bis zu 50 % reduzieren kann. Gleichzeitig steigt die Transparenz im Transportmanagement signifikant, weil Datenflüsse nachvollziehbar bleiben.
7. Governance und Betrieb
Loady verlagert die Pflegeverantwortung an die Quelle: Der Betreiber eines Standorts oder der Warenempfänger pflegt seine Anforderungen direkt in Loady, wo sie versioniert, validiert und freigegeben werden.
Das SAP-System erhält nur freigegebene, geprüfte Informationen – und synchronisiert sie automatisch über die API.
Damit wird die Stammdatenpflege zu einem kollaborativen Prozess, nicht zu einer internen Daueraufgabe.
Ausblick: Von Integration zu Interoperabilität
Die technische Integration über Text-IDs ist nur der erste Schritt. Die eigentliche Vision von Loady liegt in der universellen Verständigung über logistische Daten – über System- und Unternehmensgrenzen hinweg.
In einer Realität, in der jedes Unternehmen eigene IT-Systeme, Prozesse und Datenmodelle nutzt, ist es weder praktikabel noch effizient, alles auf eine einheitliche Struktur zu zwingen.
Loady wird damit zu einem universellen Übersetzer für logistische Stammdaten. Jedes Unternehmen kann sein bestehendes System – ob SAP S/4HANA, ein anderes ERP oder ein TMS – weiter nutzen.
Loady ist Converter Node und übersetzt Datenformate in unternehmensinterne Systeme. Damit werden die Daten für Logistikprozesse verfügbar, vom Frachteinkauf über die Transportbeauftragung, Planung, Disposition, Fahrerunterweisung, Kontrolle.
Loady verbindet diese Systeme miteinander, übersetzt ihre Inhalte und stellt sicher, dass alle Beteiligten dieselben validierten Informationenverwenden.
So entsteht ein interoperables Datenökosystem, das nicht auf Anpassung, sondern auf intelligente Vermittlung setzt. Ein Ansatz, der die Zukunft der digitalen Logistik prägen wird.
„Es ist weder realistisch noch sinnvoll, dass Unternehmen ihre Systeme bis auf die operative Ebene anpassen, nur um dieselbe Datenstruktur zu pflegen,“ betont Wiankowska.
„Deshalb verstehen wir Loady als neutrale Vermittlungsschicht, die diese Vielfalt respektiert – und dennoch für Kompatibilität sorgt.“
Fazit
Mit der Integration von Loady und SAP S/4HANA gelingt Unternehmen der Schritt von der manuellen Datenpflege zur datengetriebenen Zusammenarbeit.
Text-IDs werden zum verbindenden Element zwischen Systemwelten, und Loady zur Plattform, die sie lebendig macht – als Brücke zwischen Unternehmen, Prozessen und Sprachen.
Loady verbindet, wo Systeme trennen.
Autorin: Elzbieta Wiankowska, COO, Loady GmbH
