Die Grundlage für stabile, automatisierbare Logistikprozesse
Digitale Prozesse, Vorabprüfungen, intelligente Disposition oder KI-gestützte Entscheidungen funktionieren nur so gut wie die Daten, auf denen sie basieren.Transportrelevante Anforderungen müssen eindeutig, klassifiziert und maschinell interpretierbar vorliegen, damit sie in ERP-, TMS-, Yard- oder Fahrer-Systemen ohne Medienbruch genutzt werden können.Ein strukturiertes Daten-Onboarding sorgt dafür, dass bestehende Informationen – auch wenn sie heute noch in Freitexten, Dokumenten oder unterschiedlichen Systemlogiken liegen – in eine konsistente, standardisierte Struktur überführt werden.So entstehen belastbare Datensätze, die entlang des gesamten Logistikprozesses automatisiert geprüft, weiterverarbeitet und geteilt werden können.
Strukturierte Stammdaten – unstrukturierte Logistikanforderungen
In vielen Unternehmen sind ein Teil der transportrelevanten Stammdaten bereits strukturiert vorhanden – insbesondere in ERP- und TMS-Systemen.
Produktstammdaten oder Unternehmensdaten der Geschäftspartner liegen meist sauber in Master-Data-Strukturen vor.
Bei genauen Lieferadressen oder Öffnungszeiten wird es schon ungenau. Spätestens bei Informationen wie Schließtagen, vorhandenem oder notwendigem technischen Equipment, Sicherheitsausrüstung oder Temperaturanforderungen finden sich prozessrelevante Informationen meist als Notizen in Freitextfeldern oder PDFs.
Genau hier liegen die eigentlichen Herausforderungen:
In unstrukturierten Logistikanforderungen – oft über Jahre angesammelt, selten einheitlich strukturiert und variierend in Format, Wording und Aktualitätsgrad.
Der Engpass ist nicht fehlende Technologie. Es fehlt eine konsistente, geprüfte Datengrundlage. Ein initiales Daten-Onboarding ist ein strukturierter Transformationsschritt.
Anforderungen werden unterschiedlich interpretiert
Wissen bleibt personenbezogen
Digitale Zusammenarbeit stößt an ihre Grenzen
Automatisierungsvorhaben sind nicht umsetzbar
Vorabprüfungen sind nicht regelbasiert möglich
Der strukturierte Onboarding-Prozess
Unternehmen können das Onboarding ihrer Daten in Loady selbst durchführen und ihre Standorte, Prodiukte, Kundenanfoderungen einpflegen, hochladen und via API integrieren. Besonders für Kundenaforerungen und Vorladesrestriktionen, entscheiden sich unsere Kunden oft für methodische Unterstützung, um Zeit zu sparen und eine hohe Datenqualität sicherzustellen.Unser Ansatz folgt einem klaren Prozess:
1. Gemeinsamer Daten-Check
Der Einstieg ist bewusst pragmatisch. Wir setzen uns mit den verantwortlichen Fachbereichen zusammen und schauen uns an, wo transportrelevante Informationen heute liegen.Typischerweise in:
- ERP- oder TMS-Feldern
- CRM-Einträgen
- Freitextfeldern („Lieferhinweise“, „Carrier Notification“ etc.)
- PDFs, E-Mails oder bestehenden Listen
Ziel ist es, Klarheit zu schaffen: Welche Informationen sind strukturiert vorhanden – und wo liegen sie nur implizit oder unstrukturiert vor?
2. Feld-Mapping und Prozessabgleich
Im nächsten Schritt gleichen wir bestehende Datenfelder mit der Loady-Struktur ab.Gemeinsam klären wir:
- Wie lassen sich vorhandene Systemfelder sinnvoll zuordnen?
- Welche Informationen werden in den operativen Prozessen tatsächlich benötigt?
- Wo gibt es Interpretationsspielräume oder Mehrdeutigkeiten?
Dabei geht es nicht um ein umfangreiches Beratungsprojekt, sondern um ein klares, nachvollziehbares Mapping:Bestehende Systemlogik → standardisierte Loady-Struktur → operative Nutzung im ProzessSo entsteht eine saubere Grundlage für das KI-gestützte Onboarding im nächsten Schritt.
3. KI-gestützte Vorstrukturierung
Auf Basis des abgestimmten Feld-Mappings werden unstrukturierte Inhalte mithilfe von KI analysiert und vorbereitet.Die KI unterstützt dabei ganz konkret:
- transportrelevante Informationen aus Freitexten oder Dokumenten zu identifizieren
- veraltete oder doppelte Inhalte zu erkennen
- Anforderungen passenden Feldern in der Loady-Struktur zuzuordnen
- typische Muster und Anforderungen zu klassifizieren
Je nach Ausgangsqualität lassen sich so bereits 70–90 % der Datensätze sinnvoll vorstrukturieren.Das Ziel ist nicht, Entscheidungen automatisch zu treffen – sondern eine belastbare, vorbereitete Datenbasis zu schaffen.
4. Fachliche Validierung & Schärfung
Im nächsten Schritt prüfen die Fachbereiche die Datensätze.Dabei geht es gezielt um:
- Korrektheit der Zuordnung
- Aktualität der Inhalte
- Auflösung möglicher Mehrdeutigkeiten
- Ergänzung fehlender Informationen
- Einbindung der Kunden via Workflow in Loady zur Aktualisierung der Daten Factsheets
Da die Vorarbeit bereits geleistet ist, erfolgt dieser Schritt deutlich effizienter als eine manuelle Neuaufnahme aller Anforderungen.Gleichzeitig lernt das System aus den Validierungen – künftige Zuordnungen werden dadurch präziser und schneller.
5. Aktivierung in den operativen Prozessen
Nach der Validierung stehen die strukturierten Datensätze für die Nutzung entlang der gesamten Prozesskette bereit.Sie können nun:
- im Frachteinkauf
- in der Frachtbeauftragung
- in Planungs- und Dispositionssystemen
- in Vorabprüfungen
- in Yard- oder Fahrerprozessen
regelbasiert und systemübergreifend genutzt werden.Erst in diesem Schritt entfaltet das Daten-Onboarding seine volle Wirkung: Informationen werden nicht nur dokumentiert – sie werden operativ wirksam.
Wie lange dauert das initiale Daten-Onboarding?
Die Dauer hängt stark von der Komplexität der Logistikanforderungen und der bestehenden Datenlage ab.
Komplexe Industrieumgebungen
In Branchen wie Chemie, Pharma oder Lebensmittel – mit:
- produktspezifischen Restriktionen
- unterschiedlichen Anforderungen je Ladestelle
- umfangreichen Vorladerestriktionen
- Integration in ERP-, TMS- oder Yard-Systeme
erfolgt das Onboarding typischerweise in mehreren strukturierten Phasen. Ein realistisch geplantes Projekt bewegt sich hier – je nach Umfang – im Bereich von 2 bis 4 Monaten bis zum vollständigen Go-Live.
Wichtig dabei:
Ein Großteil der Zeit entfällt nicht auf Technik, sondern auf fachliche Abstimmung und Validierung – also genau auf die Qualitätssicherung der Datenbasis.
Mittlere Komplexität
Unternehmen mit:
- klaren, aber überschaubaren Standortanforderungen
- wenigen Produkttypen
- begrenzten Integrationsanforderungen
sind häufig deutlich schneller startbereit.
Schlankes Setup – ohne Integration
Es gibt auch Unternehmen, die bewusst einfach starten, v.a. wenn es primär darum geht:
- eigene Anlieferanforderungen sauber zu hinterlegen
- Produktkategorien zu definieren
- Lieferanten oder Logistikpartner für die Datennutzung freizuschalten
kann das Onboarding sehr schnell erfolgen.Kleinere Unternehmen legen ihre Daten eigenständig an – ohne Integrationen – und nutzen Loady direkt zur Kommunikation.
Typische Beispiele:
- „Große Maschinen“
- „Große Maschinen mit Kran“
- „Palettenware“
Diese Kategorien werden sauber beschrieben und anschließend per Link mit Lieferanten, Kunden (bei Selbstabholung) oder Logistikdienstleistern geteilt.In solchen Fällen ist ein operativer Start innerhalb weniger Stunden und Tage möglich.
Fewer operational queries
Fewer operational queries
Fewer operational queries
Weniger operative
Loady customers confirm
„Die Implementierung neuer Funktionen und die Verbesserungen bei bestehenden Features erleichtern uns die Datenpflege auf Loady enorm. Durch die Integration mit anderen Systemen und die Einführung von CSV-Massenuploads haben wir den Aufwand der Initialpflege eines Datensatzes um 80–90 % reduzieren können. Loady ermöglicht es uns somit, die Qualität unserer Be- und Entladeanforderungen sehr effizient zu erhöhen.“
How Loady makes planning more reliable
Loady creates a common, structured information base for all parties involved in a transport. Logistic-relevant requirements are maintained centrally and made available throughout the entire process — regardless of systems, roles or partners.
Ergänzend: Kollaborative Pflege von Kundenanforderungen
Gerade Entladeanforderungen können auch:
- direkt durch Kunden gepflegt werden
- per Workflow zur Verifizierung eingeladen werden
- oder im Rahmen einer eCommerce-Bestellung direkt strukturiert hinterlegt werden
Alternativ können bestehende Datensätze per KI eingelesen und anschließend vom jeweiligen Geschäftspartner bestätigt werden.So entsteht nicht nur initiale Struktur –
sondern kontinuierlich steigende Datenqualität.
Zusammenarbeit mit bestehenden Beratungspartnern
Viele Unternehmen befinden sich parallel in Transformations- oder Systemprojekten.Unsere Onboarding-Methodik ist offen:
- Bestehende Logistik- oder IT-Beratungspartner können eingebunden werden
- interne Projektteams können die Strukturdefinition begleiten
- Loady-Spezialisten unterstützen gezielt bei Klassifikation und Regelwerk
Alternativ stehen erfahrene Loady-Partner zur Verfügung, die mit der Datenstruktur und den logistischen Use Cases vertraut sind.
Das Ziel ist nicht, bestehende Projekte zu ersetzen – sondern sie um eine standardisierte, prozessnahe Datenlogik zu ergänzen.
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Branchenlösungen
Precise delivery processes are crucial in the automotive industry — Loady ensures clear transport requirements and prevents delays.
Whether raw materials, specialty chemicals or distribution - Loady delivers clear transportation requirements and prevents delays.
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In the environment of large construction sites, dynamically adaptable, clear loading and unloading requirements are essential for safety, efficiency and on-time delivery.
With clear loading requirements, route planning and time window management run better - and logistics centers can better calculate when goods arrive and are redistributed.
In particular, liquid transport due to the risk of product contamination — but also deliveries of packaged goods — benefits from clear requirements for safe loading and unloading.
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In industrial production, clear requirements help to reduce loading times and errors, and thus also rework, which ensures the flow of materials and has a positive effect on production and logistics costs.
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In mechanical engineering, Loady supports the mostly time-critical delivery of materials and the delivery of finished goods - often in special sizes with special customer requirements.
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Logistics service providers benefit from clear requirements and reduce waiting and downtime, empty and extra km — they also enable new drivers to be onboarded quickly.
Energy generation, waste incineration and recycling are part of KRITIS, whose requirements Loady sustainably supports, particularly when instructing truck drivers and service providers.
Connect Loady to your business processes
Loady fits directly into existing ERP, TMS, yard, eCommerce, procurement and telematics systems, so that all charging requirements are automatically available in its own corporate and logistics systems.
Support as needed
We'll guide you through the onboarding process and, with introductions and best practices, ensure that your team is quickly trained and can take action. If necessary, we can help you create and update data sets in Loady.
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